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Notare sind Organe der vorsorgenden Rechtspflege. Sie werden vom Staat ernannt und haben ein öffentliches Amt inne. Ihre Tätigkeit dient dazu, Rechtssicherheit zu schaffen und Streitigkeiten zu vermeiden. Sie werden gewissermaßen als „Richter im Vorfeld“ tätig. Während Richter erst ins Spiel kommen, wenn es bereits einen Rechtsstreit gibt, ist es Aufgabe von Notaren, Streit zu verhindern.

Bei besonders wichtigen Angelegenheiten im Leben schreibt der Gesetzgeber den Gang zum Notar vor. Damit folgt der Gesetzgeber dem Prinzip „Vorsorge ist besser als Nachsorge“. Es ist besser, sich im Vorfeld rechtlich beraten zu lassen, als später wegen Unwissenheit und rechtlicher Fehler zu streiten. Denn meist sind die Kosten für einen späteren Rechtsstreit deutlich höher als die Notarkosten. Zudem sind Streitigkeiten psychisch belastend.

Schlimmstenfalls kann ein Fehler bei wirtschaftlich bedeutenden Geschäften wie beispielsweise dem Hauskauf auch den finanziellen Ruin bedeuten. Daher sollen Notare Rechtssicherheit und Rechtsfrieden schaffen, indem sie die Beteiligten beraten und für diese einen rechtlich einwandfreien Vertrag aufsetzen.

Die notarielle Beurkundung oder Beglaubigung ist immer dann erforderlich, wenn das Gesetz sie vorschreibt. Die wichtigsten notariellen Zuständigkeiten liegen im Grundstücksrecht, Erb- und Familienrecht sowie Gesellschaftsrecht.

Im Grundstücksrecht sind Notare insbesondere Verträge über den Kauf und Verkauf von Immobilien sowie die Bestellung, Aufhebung und Änderung dinglicher Rechte an Grundstücken zuständig (insbesondere Grundschulden oder Nießbrauch). Im Familienrecht bedürfen vor allem Eheverträge (einschließlich Scheidungsfolgenvereinbarungen) sowie Adoptionen der notariellen Beurkundung. Im Erbrecht ist der Notar zuständig für die Beurkundung von Erbverträgen sowie von Erb- und Pflichtteilsverzichtsverträgen. Testamente können sowohl vor dem Notar errichtet als auch handschriftlich verfasst werden, wobei ein notarielles Testament mehrere Vorteile hat. Erbscheinsanträge können Sie ebenfalls vor dem Notar beurkunden lassen. Im Gesellschaftsrecht sind verschiedene Vorgänge beurkundungsbedürftig, insbesondere die Gründung einer GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG sowie Satzungsänderungen bei diesen Gesellschaften (insbesondere auch Kapitalerhöhungen). Ferner bedürfen alle Umwandlungsmaßnahmen der Beurkundung (auch bei Personengesellschaften). Anmeldungen zum Handels-, Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister müssen stets notariell beglaubigt werden.

Notare werden vom Staat ernannt und sind Träger eines öffentlichen Amtes. Insoweit ähneln sie mehr dem Richter als dem Rechtsanwalt. Anders als Richter –und wie Rechtsanwälte – beraten Notare die Beteiligten. Im Unterschied zu Rechtsanwälten sind Notare dabei aber zur Neutralität verpflichtet. Notare beraten also unparteiisch und haben die Interessen aller Beteiligten im Blick. Ihre Aufgabe ist es, auf ausgewogene Regelungen hinzuwirken. Demgegenüber sind Rechtsanwälte Interessenvertreter. Wer seine Interessen einseitig gegenüber der anderen Seite durchsetzen und möglicherweise gar einen Prozess führen will, muss hierfür zum Rechtsanwalt. Notare sind dafür zuständig, das Entstehen solcher Streitigkeiten im Vorfeld zu vermeiden.

Es steht Ihnen frei, welchen Notar Sie aufsuchen. Sie sind nicht verpflichtet, einen Notar in Ihrer Heimatstadt zu wählen. Es spielt auch keine Rolle, ob die Angelegenheit einen Bezug zu der Stadt aufweist, in der der Notar seinen Amtssitz hat.

Allerdings können Beurkundungen (also das Vorlesen, Erläutern und Unterschreiben der Urkunde) in aller Regel nur im sog. Amtsbereich des Notars stattfinden. Der Amtsbereich ist der Bezirk des Amtsgerichts, in dem der Notar seinen Sitz hat. Für Notare in Erftstadt ist der Amtsbereich die Stadt Erftstadt. Es ist dem Notar grundsätzlich nicht erlaubt, außerhalb seines Amtsbereichs zu beurkunden.

Beispiel: Sie hatten einen Unfall und liegen im Krankenhaus. Wenn Sie eine Beurkundung im Krankenhaus wünschen, kann dies ein Notar in Erftstadt grundsätzlich nicht vornehmen, es sei denn, es ist Gefahr im Verzug.

Solange aber eine Beurkundung im Büro des Notars stattfindet, ist es unerheblich, wo Sie wohnen, wo das Grundstück liegt, wo die Gesellschaft Ihren Sitz hat usw. Es gilt der Grundsatz der freien Notarwahl.

Das Vorlesen bei der Beurkundung stellt sicher, dass Sie den Inhalt des Geschäfts und die Tragweite Ihrer Erklärungen genau kennen. Die Erfahrung lehrt, dass beim Vorlesen der Urkunde häufig noch Fragen aufkommen, die der Notar dann beantwortet. Auch unabhängig von Ihren Fragen erläutert der Notar beim Vorlesen der Urkunde noch einmal die wichtigsten Inhalte. Bei Bedarf werden noch letzte Änderungen am Text vorgenommen. Durch diesen Ablauf können Sie bei der Unterzeichnung des Vertrags sicher sein, dass alles genau Ihren Vorstellungen entspricht.

Im Grundsatz müssen die Beteiligten für die Beurkundung persönlich beim Notar erscheinen. Das ist auch sinnvoll, da ihnen dann der Inhalt der Urkunde vorgelesen und vom Notar erläutert wird (zur Bedeutung des Vorlesens siehe oben) sowie letzte Fragen geklärt werden können.

Es kommt jedoch immer wieder vor, dass einzelne Beteiligte an einem persönlichen Erscheinen gehindert sind, etwa weil sie weit entfernt wohnen. In einem solchen Fall kann eine Partei auf ihren Wunsch auch vertreten werden. Dabei sollten sich die Beteiligten möglichst durch eine Vertrauensperson vertreten lassen (zum Beispiel durch einen Familienangehörigen oder einen Rechtsanwalt). Möglich ist auch eine Vertretung durch einen nicht bevollmächtigten Vertreter (vollmachtloser Vertreter). Dies kann die andere Vertragsseite und unter Umständen auch ein Notariatsmitarbeiter sein. Dann müssen Sie die Erklärungen dieses nicht bevollmächtigten Vertreters im Nachhinein genehmigen. Diese Nachgenehmigung muss in der Regel notariell beglaubigt werden, insbesondere bei einem Hauskauf. Für die Unterschriftsbeglaubigung können Sie dann jedoch einen Notar in Ihrer Nähe wählen.

Anders als ein Termin zur Beurkundung kann ein Besprechungstermin auf Wunsch auch online oder per Telefon vorgenommen werden. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Seit dem 1. August 2022 können im Gesellschaftsrecht Videobeurkundungen- und beglaubigungen durchgeführt werden. Das gilt für die Beurkundung zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sowie alle Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister. Hierfür hat die Bundesnotarkammer ein besonders gesichertes Videokommunikationssystem erstellt (weitere Informationen unter https://online-verfahren.notar.de). Die Videobeurkundung ist eine zusätzliche Option. Selbstverständlich können Sie sich auch weiterhin vor Ort beraten lassen.

In sonstigen Fällen muss die Beurkundung weiterhin in Präsenz stattfinden. Besprechungstermine können jedoch auf Wunsch stets auch online oder per Telefon vorgenommen werden. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Bei Bedarf, etwa aufgrund körperlicher Einschränkungen, können wir innerhalb Erftstadts auch Auswärtstermine vornehmen, etwa bei Ihnen zu Hause, im Krankenhaus oder im Heim. Außerhalb Erftstadts sind Auswärtstermine nur in besonders begründeten Ausnahmefällen möglich.

Bei Auswärtsterminen fällt nach dem Gesetz eine zusätzliche Gebühr von 50,- Euro pro angefangener halber Stunde an. Eine Besonderheit gilt bei Testamenten und Vorsorgevollmachten: Dann beträgt die Gebühr pauschal 50,- Euro unabhängig von der Dauer des Termins.

Bei einer Unterschriftsbeglaubigung prüft der Notar anhand eines Lichtbildausweises lediglich die Identität der Person, die den Text unterzeichnet. Der Notar prüft jedoch nicht den Inhalt des Textes, sofern dies nicht ausdrücklich gewünscht wird. Es erfolgt also keine rechtliche Beratung. Der Inhalt des Textes muss auch nicht verlesen werden, weshalb Termine für eine Unterschriftsbeglaubigung in der Regel kurz sind.

Bei der Abschriftsbeglaubigung bescheinigt der Notar, dass die Abschrift einer Urkunde (= Kopie) mit dem vorgelegten Original übereinstimmt.

Eine Beurkundung erfasst hingegen den gesamten Inhalt der Urkunde. Sie ist mit einer umfassenden rechtlichen Beratung durch den Notar verbunden. Der Text der Urkunde muss dabei vollständig verlesen werden (zur Bedeutung des Vorlesens siehe oben).

In den meisten Fällen ist eine Beratung beim Notar kostenfrei. Kommt es nämlich auf der Grundlage der Beratung zu einem Entwurf oder einer Beurkundung, ist die Beratung mit der Entwurfs- bzw. Beurkundungsgebühr abgegolten. Das gilt unabhängig davon, wie viele Beratungsgespräche der Notar geführt hat oder wie viele Stunden er an der Angelegenheit gearbeitet hat. Die Gebühren bleiben also gleich, auch wenn Sie eine weitere Beratung in Anspruch nehmen oder Änderungen am Entwurf wünschen. Es entsteht eine einheitliche Gebühr für den Entwurf bzw. die Beurkundung, die sich in der Regel nach dem Wert der Angelegenheit bestimmt (siehe oben). Die Beratungsgebühren sind damit in der Entwurfs- bzw. Beurkundungsgebühr inbegriffen, also „inklusive“.
Nur bei einer isolierten Beratung entstehen Beratungsgebühren, wenn der Notar also keinen Entwurf fertigt und keine Beurkundung vornimmt. Die Höhe der Beratungsgebühr ist dann vom Aufwand und der Komplexität sowie vom Vermögen der Beteiligten abhängig. Allgemeine Rechtsauskünfte vom Notar sind hingegen kostenfrei.